印刷技术

三大IT系统,让企业精益管理更上一层楼

来源:《印刷技术》作者:马静时间:2017/12/14 点击:

  随着国家产业结构调整政策的出台,如今印刷设计企业的日子越来越难过,提高生产效率、降低运营成本成为印刷设计企业的共同课题。印刷设计企业都是重资产,投入大、回报周期长,老板们往往重视设备的更新换代,而忽视了在企业信息化建设方面的投入。但在技术革命颠覆传统商业模式、重建新商业秩序的网络经济时代,IT技术对印刷设计企业精益管理的影响重大。

  山西基因印刷设计服务有限公司成立于2003年,前身是一家平面广告公司,目前有130名员工,采用“前端设计印刷+后端印刷设计”的业务模式,生产、设计印刷型员工和支持型员工比例约为1∶1。公司生产端在山西省晋中市,而业务和设计印刷端在山西省省会太原市,距离带来的管理困难倒逼我公司下决心从技术层面来解决异地沟通的难题。

  因此,我公司决定从信息化角度入手进行精益管理,通过搭建三大IT系统——ERP生产管理系统、SAP-ERP财务管理系统、OA办公自动化系统,帮助企业实现管理数据化、业务网络化、生产可视化,以及未来智能化。本文,南彩上海印刷厂www.aituwo.com小编就我公司在精益管理方面取得的初步成果与大家进行分享。

  “基因云印刷设计”ERP生产管理系统

  “基因云印刷设计”ERP生产管理系统包括印前处理、销售报价、潜在客户、疏失报告、设计印刷生产、生产工单、生产管理、库存管理、生产报工、系统管理、月度例会等子系统。这里,南彩上海印刷厂www.aituwo.com小编重点介绍以下几个子系统的应用。

  1.潜在客户子系统

  潜在客户子系统能够帮助企业的销售人员管理进行过咨询报价的潜在客户,并对其后续情况进行跟踪,能对公司每个月所投入宣传的费用及转化率进行数据分析。

  我公司的客户可分为三类:正式客户、潜在客户、无销售机会客户。潜在客户子系统界面如图1所示,使用该系统的具体流程如下:市场部找到潜在客户,直接通过系统推送到销售人员手中,销售人员对客户信息进行全程追踪,并将报价、洽谈、拜访的全过程在系统上进行详细记录,直到转为正式客户或者无销售机会客户。在这期间,由市场部人员承担监督销售人员的职责,并对潜在客户进行电话回访,了解销售人员的服务是否让客户满意,对销售人员的成交率进行评估,对公司的资源及客户的所有情况进行管理。

印刷技术图片
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  2.生产管理子系统

  生产管理子系统最重要的功能就是让生产流程的各个环节透明化、可视化,让所有员工都能清晰明了地对每一单活件进行节点控制,保证生产交期达成。生产管理子系统界面如图2所示。

  首先,每个活件在下工单时,根据这单活件所需工序进行拆分,包含在内的工序用黑色★来表示,没有包含在内的这道工序则用空白来表示。每道工序完成后,操作人员在报工系统自动记录完成时间,销售人员只需打开电脑便知道每单活件的生产节点。而未完成的工序仍然标记黑色★,直到这单活件全部完工入库,系统会自动显示“达成”和“未达成”两种状态:“达成”表示所有工序已完成,并且按照客户要求的时间准时交货;“未达成”表示所有工序已完成,但是未按照客户要求交货,拖延了交货时间。公司会对交货达成率进行数据分析。

  3.生产报工子系统

  印刷设计日报表用于记录每个机组、班次所完成的活件数量以及每个活件所花费的时长,并且可以清晰地了解到设备每天的正常生产工时和非生产工时。

  图3是我公司某一日的印刷设计日报表示意图,从图中可以看出,一般总工时最长为13小时,其中生产总工时用了12时1分55秒,非生产总工时用了58分05秒,非生产工时中用于员工吃饭时间为36分钟,等干翻印的时间为22分05秒,这张表格可以帮助我们一目了然地看到每个机台的非生产工时,找到原因并采取有效措施。

  4.非生产时间数据统计表

  非生产时间数据统计表可以帮助管理人员通过对机台实际生产使用情况做出真实准确判断,管理人员可以根据统计数据,针对性地找到问题,分析是哪个环节在浪费时间,并且给出解决方案,提升机台使用效率,找出提升效率的方法。我公司2017年6月非生产时间统计表如图4所示。

  要做到以上精确的数据分析可不是一件容易的事,这是企业内部体系中,新、旧管理秩序之间的一场战争,改变原有的工作习惯,由粗放到精细化管理,这是一场脱胎换骨的革命。

  SAP-ERP财务管理系统

  我公司外购了德国SAP财务 ERP软件,用来进行财务管理。为了让我公司的精益管理更进一步,我们将“基因云印刷设计”ERP系统直接和SAP-Business ONE-ERP财务管理系统进行了对接,利用二者共同完成对财务及成本的核算过程。

  一般情况下,印刷设计ERP软件的财务模块都不是真正的财务系统,仅仅可以实现基本的应收、应付、收支和库管的功能,无法完成企业的财务分析,生成资产负债表、损益表、现金流量表等。我公司将自己开发的ERP与SAP财务ERP软件进行数据接口对接,以世界领先的SAP的企业财务管理理念为核心,站在企业经营决策的高度来架构开发完整的“基因 ERP大系统”。SAP财务数据中心结合生产管理系统,支撑企业实时的生产经营数据分析,帮助企业增强判断能力,做出正确的战略决策。具体功能架构是:以SAP-Business ONE-ERP系统做核心数据驱动,用SAP提供的BI、DI开发接口,使用PHP+SQLSERVER的架构在SAP-ERP上层开发基于WEB服务的“基因云印刷设计ERP”生产管理系统。这一上一下的两个系统分别处理销售业务及客户关系、生产工艺及生产管理、成本及财务管理。

  通过1年多的开发和近3年的迭代开发及应用,目前,我公司已经基本实现业务-生产-财务一体化管理。全部生产活动都在软件系统的规范下有序运行。我们把自己的管理模式称为“基因能力平台”,通过对信息化平台的重要投入,使企业获得全新管理能力的提升。

  OA办公自动化系统

  我公司的第三大法宝是OA办公自动化系统,大致模块分为:人力资源管理、知识管理、资产管理、项目管理、流程审批管理等,帮助我们节约工作时间、提升办公效率。比如,知识和技术是企业的重要核心资产,而印刷设计是一个专业性很强的行业,公司的技术实力掌握在企业核心骨干人才手中,如何让这些个人技能成为企业宝贵的积累呢?解决方案就是构建企业知识库,让这些经验与技术形成文档,对纷杂的知识内容进行分类,包括企业各项规章制度、各个岗位作业指导书、设备操作说明书、常见问题解决方案等,都应该分门别类地进入公司OA办公系统,成为公司的技术资产。知识库通过系统的信息储存,能够实现高效的知识流转共享,这对员工的培训、人才培养是极为有意义的工作。同时,积累知识资产是企业实现核心竞争力,人力资源建设的基础平台。

  其实,无论使用哪一种IT软件工具,都是企业一把手工程,如果企业管理者缺少信息化系统建设的意识,不习惯利用软件工具来管理公司的话,恐怕企业的信息化建设是实施不下去的。精益管理绝不是大公司的专属,小公司一样可以利用管理工具来实现,关键是要找到与自身企业发展阶段相匹配的管理制度。任何完美的艺术品都是工匠们用心血凝结智慧精雕细琢出来的,追求完美与卓越的境界,需要企业管理者们有一颗执着永恒的心。